Как сегодня поживают независимые аптеки

Если вернуться к повседневной деятельности аптеки, и спросить владельца аптеки, доволен ли он рентабельностью своего бизнеса, то мы в большинстве случаев услышим отрицательный ответ. Если в начале развития этого бизнеса конкуренция в нем была невысока, и часто аптека была единственной в целом районе, то сейчас на улице может размещаться до 10 аптек, при этом общее количество клиентов значительно не изменилось. Получается что спрос ниже, чем в прежние времена, а затраты на зарплату, коммунальные услуги и т.д. не останавливаются в своем росте. Что можно сказать об аптеках, которые владельцы  берут в аренду? Стоимость аренды аптек, которые находятся в посещаемых местах, с каждым днем становится все дороже и дороже. Но это не означает, что продажи в аптеке непрерывно растут. Эти условия заставляют владельцев аптек искать возможности снижать затраты.


Сегодня аптечный рынок поделен среди нескольких крупных дистрибуторов. Большинство из них имеют свои сети, в которые они активно инвестируют средства. Для каждого из дистрибуторов наличие собственной аптеки – это гарантия будущих продаж. Крупные дистрибуторы продают товар:
•    либо по предоплате,
•   либо дают отсрочку платежа, сроком на месяц. Если это предоплата, то аптека получает какую-то небольшую дополнительную скидку, если же она опаздывает с оплатой, то никаких дополнительных скидок аптека не получает. Это одна из уловок дистрибуторов по привлечению клиентов.
•    обещая большие скидки (в размере до 14%). Но если реально проверить, сколько товара было заказано за месяц, и сравнить с суммой в фактуре с минусом, там мы увидим, что реальная скидка составляет не более 3-4%.
Легко ли управлять аптекой в настоящее время? Для того, чтобы взять товар и вовремя рассчитаться с поставщиком, необходимо не прогадать с прогнозом при его закупке. Если проследить в обычной независимой аптеке соотношение продаж к объему запасов, выраженном в закупочной цене, то мы обнаружим запасы, которых хватит в среднем на два-три месяца продаж. Но это не означает, что если завтра прекратить закупки, то через 3 месяца аптека продаст последний препарат и высвободит все деньги. И более того, уже через неделю-другую аптеке будет нечего продавать! И это при запасах на полтора-два месяца. Конечно, можно иметь и гораздо меньше запасов, но в этом случае придется чаще отказывать клиентам. Если отказать клиенту первый, второй раз, есть шанс, что больше он в эту аптеку не вернется. А если доктор прописал конкретный препарат, то пациент обыщет весь город в поисках именно этого лекарства. Имидж аптеки серьезно страдает из-за отсутствия широкого ассортимента и низко квалифицированного обслуживания со стороны персонала аптеки.

Управление запасами в аптеке напрямую влияет на количество замороженных денег и потери в продажах из-за отсутствия в наличии запрашиваемых лекарств. Заказывая товар у дистрибуторов, фармацевт вынужден делать прогноз на ближайшее время. И если в случае с  популярным товаром можно не опасаться взять больше, чем нужно, то с менее ходовыми или более дорогими препаратами всегда есть этот риск. Крупные дистрибуторы считают, что ошибка фармацевта в прогнозах не является их проблемой. С другой стороны, дистрибуторам это даже выгодно, ведь аптеку выгодней и проще забрать за долги, чем покупать как прибыльный бизнес. Руководители аптек прекрасно понимают, что черту с долговой отметкой переходить нельзя, иначе они могут потерять свой бизнес. Но дистрибуторы не останавливаются на этом. Существуют различные «акции», в рамках которых они предлагают аптекам приобрести товара на определенную сумму и получить за это какой-то незначительный подарок.  В результате всего на несколько позиций можно потратить большую сумму денег, причем  эти деньги необходимо заплатить поставщику, и получить запас как минимум на 6-12 месяцев вперед. В реальности, если аптекой руководит не сам владелец, а наемный фармацевт, то хозяин аптеки не может проследить за эффективным управлением аптеки. Каждая такая закупка приводит к заморозке денег и затрудняет приобретение другого, более ходового товара. Это ограничивает денежные потоки аптеки и, соответственно, ведет к банкротству.
Другая проблема в области управления запасами - это сроки годности. Никто из дистрибуторов и не хочет слышать о том, что сроки годности подходят к концу. Это принято считать проблемой фармацевта, который должен выложить деньги из своего кармана для погашения дефицита. Поэтому фармацевты предпочитают иметь небольшие запасы, чтобы не накапливать долги, и спокойно отказывают клиенту, если у них нет нужного лекарства. Всем знакома ситуация, когда в аптеку заходит пациент с рецептом, и ему дают только треть или половину из указанных в списке лекарств. Предложить клиенту зайти завтра бесполезно, так как лекарства необходимы ему сегодня. Учитывая, что в современной аптеке должен быть ассортимент от 3500 до 5500 позиций, и каждый товар требует тщательного анализа сезонности продаж, цен у других поставщиков, сроков регистрации препарата и т.д., главному фармацевту требуется на это очень много времени. Опытные фармацевты со стажем более 10 лет, которые в прошлом работали в управлении запасами, могут хорошо с этим справляться. Но большинство молодых специалистов не разбираются в этом, так как они не обучены управлению запасами и проведению маркетинговых исследований. Казалось бы, простой вопрос: какой ассортимент необходимо иметь аптеке, исходя из ее расположения, расстояния между ней и ближайшей больницей, проходимостью людей, типом покупателей. И он всегда остается риторическим для аптеки. На такие вопросы обычно отвечают маркетинговые отделы, которые обрабатывают большое количество информации. Но в нашей стране каждый фармацевт поставлен в ситуацию, когда он сам должен предсказывать, сколько нужно заказывать товара. Большинство заказов он вынужден делать по телефону или в онлайн-форме, и если ассортимент составляет 4-5 тысяч позиций, это занимает значительное время. В итоге даже опытный специалист в фармацевтике вынужден тратить львиную долю своего времени, делая заказы, принимая товар, раскладывая его по полкам и т.д.
Кроме этого, аптеке важно иметь самые низкие цены на рынке. Пациенты с хроническими заболеваниями, вынужденные ходить в аптеки чаще, чем другие, очень быстро замечают, где более доступные цены, особенно на дорогие препараты. Если клиенты решат, что в вашей аптеке все стоит дороже, то основная масса часто болеющих покупателей, особенно пожилых, выберут другую, более дешевую аптеку. Чтобы поддерживать цены на оптимальном уровне, необходимо делать ежедневный анализ цен при закупке. Но это крайне непросто, учитывая, что необходимо сравнивать 5 тысяч позиций от 6-7 поставщиков, причем множество наименований повторяется.

Что заставляет клиентов делать покупки в одной и той же аптеке? Уверенность, что там их внимательно выслушает и грамотно проконсультирует опытный фармацевт, что им предложат сопутствующие товары и дадут рекомендации по применению лекарств. На подобную консультацию способен только наиболее оплачиваемый специалист в аптеке – главный фармацевт, который, как мы уже указали выше, вынужден заниматься вопросами анализа и маркетинга.
Мировые тенденции таковы, что независимые игроки в рознице не выживают. Клиенты предпочитают ходить в узнаваемые места, больше доверяют  брендам и компаниям, которые завоевали позиции на рынке. Например, взять пример крупнейшей и всем известной в Молдавии сети пиццерий. После появления ее филиала все заведения  в округе пустеют, в то время, как в новой пиццерии нет свободных мест. На фармацевтическом рынке это пока сильно не чувствуется, но не за горами тот день, когда существующие аптечные сети начнут рекламироваться по телевизору, проводить больше различных акций. Анализируя продажи, можно сделать вывод, что люди предпочитают делать покупки в местах, которые кажутся им надежными, и такое чувство вызывают именно сети, а не отдельные игроки.
Кроме этого, у одиночного игрока нет достаточно ресурсов на собственное развитие, отбор и закрепление лучших технологий управления. Но дело не только в этом. Речь идет о внедрении передовых компьютерных систем, позволяющих значительно сократить запасы и одновременно расширить ассортимент товара, усовершенствовать работу аптеки и сфокусироваться на продажах. Передовые технологии управления сетями в рознице позволяют следить за ассортиментом, добавлять в него тот товар, который приносит основную выручку, и определять, какие лекарства не пользуются спросом. Технологии управления ассортиментом позволяют прослеживать изменения в ценовой политике на рынке и помогают фармацевтам более качественно проводить анализ. Специально разработанные процедуры по повышению мотивации сотрудников и коммуникации, которые продемонстрировали свою эффективность, перенимаются у аптек с высокими показателями и внедряются в менее доходные аптеки.
Тщательно проанализировав специфику работы с клиентами, компания BECOR совместно с сетью аптек Elody решили вооружиться вышеуказанными передовыми технологиями. Данная технология называется Теорией Ограничений. Она признана американской ассоциацией по управлению запасами и производством (APICS) одной из самой эффективных методологий в управлении производством и дистрибуцией. Было решено выбрать самого серьезного мирового разработчика IT-решений в области Теории Ограничений – израильскую компанию «Inherent Simplicity». Основным продуктом этой компании является комплекс программного обеспечения во главе с Symphony. Израильская компания предоставила BECOR эксклюзивное право на использование данного продукта на рынке Молдовы в области аптечной дистрибуции и розницы.

На текущий момент уровень продаж компании BECOR за год вырос на 22% относительно показателей прошлого года. Через год после внедрения технологии на центральном складе компании удалось снизить излишки запасов на 19%. Высвобожденные деньги были перенаправлены на пополнение дефицитов. Те лекарства, которых раньше не было в ассортименте, появились в наличии и стали продаваться лучше. Но основной рост был отмечен со стороны стратегических партнеров BECOR – сети аптек Elody и сети аптек «280». На текущий момент это 40 подключенных к центральному складу аптек, среди которых есть независимые аптеки, работающие по франшизе. Каким образом был достигнут этот рост? Благодаря внедрению в аптеках программного продукта Symphony, который способствовал значительному росту продаж и позволил снизить излишки в запасах. К примеру, у аптек Biooptima (подключенная франшиза) или Elody, которая находится в районе Ботаники, возле торгового комплекса Plaza, объем продаж вырос практически на 35%. В тех аптеках, которые отличались «скромными» показателями, уровень продаж удвоился.

В диаграмме представлен пример роста валовой маржи в аптеке в г. Бельцы. Общий рост продаж составил 37%.  Примечательно, что летом после перехода на новые технологии уровень продаж в этой аптеке был не меньше, чем посреди осенне-зимнего сезона, когда продажи традиционно растут.

Для аптеки, у которой стабильный уровень затрат, все что продается «сверх», превращается в  чистую прибыль. Способна ли аптека увеличить свою чистую прибыль более чем в 10 раз, при этом значительно снизив свои затраты? Это возможно. Допустим, объем продаж аптеки в месяц составлял 250 тысяч леев. Вырученная маржа составляет около 22% от проданного товара, что в нашем примере составляет около 55 тысяч леев. После выплаты за аренду, которая составляет около 20 тысяч леев, зарплат и налогов, аптека едва-едва покрывает расходы. Но при росте продаж, скажем, на 100 тысяч леев, 22 тысячи леев составят  уже чистую месячную прибыль аптеки. Если же владелец аптеки по совместительству и главный фармацевт, то его личный заработок значительно вырастет.
За счет чего происходит снижение затрат? Для начала необходимо рассмотреть основные статьи затрат в аптеке. Первая часть - это аренда либо погашение кредита на строительство. Другая часть - это выплата заработной платы. После внедрения системы пополнения, получения электронных фактур, автоматического управления запасами с центрального склада, автоматического аналитического подсчета, у какого поставщика заказать товар и по какой цене, работа главного фармацевта значительно облегчается. У него появляется больше времени, которое он может уделить продаже товаров и общению с клиентами.

В диаграмме дан пример автоматического управления запасами по одной отдельной позиции. Черным цветом выделены продажи, серым – уровень запасов. Если раньше позицию заказывали один раз в несколько месяцев, то с внедрением новых технологий ее стали заказывать примерно раз в неделю. Необходимый уровень запасов автоматически увеличился, так как вырос спрос.

Система работает следующим образом: вечером, когда аптека закрывается, данные из аптеки автоматически поступают в BECOR, где ночью они перерабатываются, и генерируется заявка на склад. Рано утром ее принимают и собирают на складе, и к 9-10 утра, в зависимости от расположения аптеки, товар уже подвозится к ней. Если раньше запасы пополнялись бессистемно, то сейчас товарный остаток рассчитан примерно на неделю продаж. Пополнение запасов происходит несколько раз в неделю, а в начале внедрения технологии или в самый разгар сезона запасы можно пополнять каждый день. В остальных случаях товар завозится 2-3 раза в неделю, причем уже через несколько недель после внедрения этой системы аптека перестает отказывать клиентам и наблюдается рост продаж. Другой плюс в том, что излишние запасы в аптеке уменьшаются. Если раньше аптека закупала запас по одной позиции на один-два месяца, то сейчас товар приходит максимум на неделю. В среднем из каждой подключенной к системе аптеки «выводится» от 150 до 250 тысяч леев. Эти деньги аптека может использовать на собственные нужды или уплату долгов.

График демонстрирует снижение излишков в аптеке по улице Брынкуш. Из запасов было освобождено около 230 тысяч леев.

Вооружившись современными технологиями, BECOR, совместно с сетью аптек Elody, разработала программу партнерства. На Западе это называют франшизой. Франшиза – это четко определенные и проверенные рабочие процедуры, которые гарантируют прибыль и долгосрочность бизнеса. В то время, когда все остальные конкуренты на рынке продолжают считать управление запасами проблемой аптек, но не своей собственной, BECOR решил сделать шаг навстречу независимым аптекам и предложил весь спектр передовых технологий управления. Эта система включает следующее:

  • Товар дается аптекам на консигнацию, клиент оплачивает товар, как только он продается;
  • В аптеку товар поставляется автоматически согласно вчерашним продажам и установленным буферам;
  • Уровень запасов меняется автоматически, согласно сезонности продаж товара;
  • В аптеке внедряются самые успешные модели выкладки товара;
  • У аптек в наличии весь ассортимент позиций - продажи растут от 15% до 50%;
  • Ассортимент аптеки пополняется товарами, наиболее продаваемыми во всей сети;
  • Из запасов выводится до 40% лишнего ассортимента, появляются «свободные» деньги;
  • Прозрачную систему управления, с четкими показателями и измеряемыми рабочими процедурами;
  • Национальную маркетинговую поддержку;
  • Систему автоматического сравнения цен на товары от различных поставщиков;
  • Систему, помогающую делать заявки у других поставщиков;
  • Доступ к системе «intranet», уникальному средству коммуникации и обучению для заведующих и консультантов;
  • Техническую поддержку внутренней ИТ-системы и сетевого окружения;
  • Периодические и системные тренинги по повышению продаж и общению с клиентами.

Чтобы познакомиться с потенциалом системы, аптеке  предлагается сделать бесплатный бизнес-анализ ее транзакций, в рамках которого можно представить продажи аптеки за один год в среде управления Symphony. Одновременно с помощью этого анализа главному фармацевту указывают, чему ему стоит уделить особое внимание. В качестве решения предлагается целый список рекомендаций по улучшению бизнес-процедур аптеки, появляется возможность в будущем подключиться к франшизе BECOR-Elody и получить дополнительные бонусы от общей маркетинговой поддержки сети по всей стране. Весь товар в аптеку поставляется на условиях консигнации, то есть инвестировать в запасы аптеки не нужно. Наибольшее преимущество от перехода на новую систему, исходя из нашего опыта, могут получить аптеки с удачным расположением и стабильным кругом клиентов. С другой стороны, у новых аптек с подобной системой намного больше шансов стать прибыльными в самом начале своей деятельности.
Заказать этот бесплатный бизнес анализ, можно обратившись по адресу Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. , либо по телефону: 406290 Evelina Gudumac, или 406291 Adrian Vrancean.

Автор: Алексей Гуцага 12 октября 2011